Privacybeleid en cookiemelding

Op deze pagina vindt u ons privacybeleid en de manier waarop we met cookies omgaan.

1. De bescherming van uw persoonsgegevens

TKPI verbindt zich ertoe uw persoonlijke levenssfeer te beschermen en te respecteren. We hechten veel belang aan transparantie over de manier waarop we met persoonsgegevens omgaan en informeren u via deze privacyverklaring graag over de wijze waarop uw persoonsgegevens door TKPI worden verwerkt. TKP Investments is een handelsnaam van Aegon Investment Management B.V. We zijn onderdeel van Aegon Asset Management, het asset management onderdeel van Aegon, een wereldwijde levensverzekeraar en pensioen- en asset management organisatie.

2. Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking door TKPI van alle persoonsgegevens van zijn (potentiële) klanten, leveranciers en zakelijke partners alsook van bezoekers van de websites van TKPI.

3. Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens

TKP Investments is een handelsnaam van Aegon Investment Management B.V. Aegon Investment Management B.V. is  statutair gevestigd te Den Haag, Aegonplein 50 (2591 TV), is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van alle persoonsgegevens die binnen het toepassingsgebied van deze privacyverklaring vallen.

4. Neem contact met ons op

Als u vragen hebt over deze privacyverklaring, verzoeken wij u contact op te nemen met uw accountmanager, de Klantenservice of met onze functionaris voor gegevensbescherming:

TKP Investments
T.a.v. Klantenservice Europaweg 31
9723 AS Groningen

Telefoonnummer Klantenservice: +31 (0)50 317 53 17

E-mail Klantenservice: [email protected]

E-mail functionaris voor gegevensbescherming: [email protected]

5. Hoe en waarom verkrijgen wij persoonlijke informatie over u

U of een persoon die u vertegenwoordigt, bijvoorbeeld een financieel adviseur, een werkgever of het bedrijf waarvoor u werkt, kan door het invullen van formulieren (op papier of via een website), door het afsluiten van contractuele overeenkomsten of door telefonisch, via e-mail of op andere wijze contact met ons op te nemen en ons informatie over u verstrekken. Ook is het mogelijk dat wij uw persoonsgegevens van derden ontvangen indien zij van u toestemming hebben gekregen om dergelijke informatie te delen. U kunt de informatie ook rechtstreeks aan ons hebben verstrekt.

Voor de hieronder beschreven verwerkingsactiviteiten kunnen de verzamelde en verwerkte persoonsgegevens bestaan uit:

  • volledige naam
  • adres inclusief postcode
  • telefoonnummer
  • e-mailadres (privé en/of zakelijk)
  • geslacht

Wanneer gevoelige persoonsgegevens in het kader van de onderstaande activiteiten worden verzameld en verwerkt, zal dit worden aangegeven in de desbetreffende beschrijvingen van de verwerkingen. Verwerkte gevoelige informatie kan de volgende persoonsgegevens omvatten:

  • een kopie van een identificatiedocument (d.w.z. een paspoort of ID-kaart)
  • burgerservicenummer

Hieronder vindt u aanvullende informatie over de door ons uitgevoerde activiteiten waarbij sprake is van het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens, en de reden hiervoor:

Controles en beoordelingen die worden uitgevoerd voordat wij zaken met u doen. Het betreft hier onder andere controles ter bestrijding van witwaspraktijken en de toetsing van persoonsgegevens aan de hand van bekende sanctielijsten. Deze verwerking wordt uitgevoerd om frauduleus gedrag op te sporen en te voorkomen. Wij zijn hier als bedrijf ook wettelijk toe verplicht. Wij voeren de toetsing automatisch uit met behulp van een systeem van derden dat wordt geleverd door FinScan, waarmee persoonsgegevens worden vergeleken met een aantal officiële sanctielijsten. De resultaten van deze controle worden door een van onze personeelsleden beoordeeld om te bepalen of er zaken zijn die een zakelijke relatie of de levering van diensten in de weg staan.

Het kan bij deze verwerking noodzakelijk zijn (gevoelige) persoonsgegevens, waaronder kopieën van identificatiedocumenten, te verzamelen en te delen met andere entiteiten binnen Aegon Asset Management, specifieke leveranciers en de Aegon Groep. Mogelijk moeten gegevens onder bepaalde omstandigheden ook worden gedeeld met toezichthoudende autoriteiten. Meer informatie hierover is te vinden onder ‘Het delen van uw persoonsgegevens’.

Het beheer van de door ons overeengekomen dienstverlening. Hieronder vallen de verwerking van uw opdrachten en transacties met betrekking tot uw rekening, de afwikkeling van die transacties, het beheren en monitoren van beleggingsportefeuilles, en het beheer van risico’s in verband met de rekening, onder andere inzake de naleving van de regelgeving. Deze verwerking is noodzakelijk voor ons om de verzochte dienst te kunnen leveren en de overeenkomst tussen ons te kunnen uitvoeren.

Dienstverlening aan (potentiële) klanten. Hieronder vallen het beheer van relaties met bestaande en potentiële klanten, de afhandeling van klachten, de afhandeling van voorkomende incidenten/kwesties, rekeningrapportage, opsporing van fraude en de levering van online diensten waaronder onze websites. Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor ons om de uit hoofde van onze overeenkomst  overeengekomen  diensten  te  kunnen  leveren  en  de  integriteit  van  gegevens   te waarborgen. Klantenrelaties kunnen, afhankelijk van wat passend is, worden onderhouden via de telefoon, per post, fax of e-mail en via persoonlijk contact.

De ontwikkeling van onze producten en diensten. Hieronder vallen de beoordeling van ons bestaande aanbod van producten en diensten, het aanbrengen van noodzakelijke verbeteringen en de lancering van nieuwe producten/diensten. Persoonsgegevens mogen ook worden verwerkt voor de interne ontwikkeling van passende bedrijfsstrategieën. Wanneer deze processen betrekking hebben op persoonsgegevens, worden ze in het legitieme belang van TKPI uitgevoerd om ervoor te zorgen dat wij de beste producten en diensten aan onze klanten kunnen leveren. Wij verbinden ons ertoe ervoor te zorgen dat de gevolgen voor de betrokkenen zo klein mogelijk zijn en dat een redelijke en zo min mogelijk ingrijpende benadering wordt gevolgd. De gegevens mogen met andere entiteiten binnen de Aegon Groep worden gedeeld. Meer informatie hierover is te vinden onder ‘Het delen van uw persoonsgegevens’.

Het beheer van relaties met derden en leveranciers. Persoonsgegevens mogen worden verwerkt om door een bedrijf van derden verstrekte diensten te verkrijgen, om de relatie tussen de bedrijven te beheren (ook wanneer zij optreden als onze gegevensverwerker) en analyses van deze relaties uit te voeren en hierover te rapporteren. Deze processen kunnen er ook toe leiden dat persoonsgegevens moeten worden gedeeld met andere entiteiten binnen de Aegon Groep en openbare registers moeten worden geraadpleegd. Deze processen worden uitgevoerd om de behoorlijke uitvoering van de overeenkomst tussen de partijen en tussen ons en onze cliënten te waarborgen en worden in het legitieme belang van TKPI uitgevoerd om gebruik te kunnen maken van diensten van derden teneinde zijn producten en diensten op de best mogelijke manier te kunnen leveren. Meer informatie hierover is te vinden onder ‘Het delen van uw persoonsgegevens’.

Interne beheerrapportage en ondersteuningsfuncties, waaronder ondersteuning en advies op het gebied van wet- en regelgeving (zowel intern als extern), interne controle, strategieontwikkeling en de levering en het onderhoud van IT-oplossingen. Deze processen worden uitgevoerd om activiteiten te kunnen verrichten die van cruciaal belang zijn voor het interne beheer van ons bedrijf en die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze overeenkomsten met klanten en leveranciers. Sommige van deze processen worden ook uitgevoerd om te voldoen aan een verplichting op grond van wet- of regelgeving. Persoonsgegevens mogen worden gedeeld met andere entiteiten binnen de Aegon Group, waaronder Aegon Global Technology dat zal optreden als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die worden behandeld of verwerkt in verband met de levering van IT- oplossingen en technologische oplossingen. Persoonsgegevens mogen ook worden gedeeld met derden, waaronder externe advocatenkantoren, accountants en controleurs. Meer informatie hierover is te vinden onder ‘Het delen van uw persoonsgegevens’.

Het beheer van relaties met overheden en toezichthoudende autoriteiten, waaronder het reageren op verzoeken en het verstrekken van regelmatige en ad-hoc rapportages. Deze processen worden uitgevoerd om te voldoen aan een verplichting van het bedrijf op grond van wet- en regelgeving. Wanneer persoonsgegevens, waaronder gevoelige persoonsgegevens, moeten worden verwerkt om aan deze verplichtingen te voldoen, is dit in overeenstemming met deze privacyverklaring, ook wanneer derden en entiteiten binnen de Aegon Groep bij de verwerking betrokken zijn. Meer informatie hierover is te vinden onder ‘Het delen van uw persoonsgegevens’.

Marketingactiviteiten voor onze (potentiële) klanten, waaronder de uitvoering en analyse van marktonderzoeken en strategieën, de promotie van producten en diensten waaronder op de klant afgestemde aanbiedingen en het gebruik van promoties.

Wanneer u hebt ingetekend voor een van onze producten of diensten en u zich eerder niet hebt afgemeld voor marketingactiviteiten, mogen wij u informatie over vergelijkbare producten of diensten toezenden. Als wij de vereiste toestemming van u hebben verkregen, mogen wij de verzamelde persoonsgegevens gebruiken om u marketinginformatie en nieuws toe te zenden over producten en diensten van ons waarvoor u mogelijk belangstelling hebt.

Uw persoonsgegevens zullen voor marketingdoeleinden alleen met derden worden gedeeld als u daarvoor toestemming hebt verleend. Wij zullen uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden niet aan andere organisaties verkopen.

Wanneer wij dit passend achten, mogen wij onder bepaalde omstandigheden marketinguitingen aan onze zakelijke partners verstrekken om in ons legitieme belang informatie over producten en diensten met hen te delen zodat ze deze informatie in aanmerking kunnen nemen wanneer ze een aanverwante dienst leveren. Wij zullen hierbij de minst ingrijpende methode hanteren en we zullen er alleen toe overgaan indien wij het gevoel hebben dat de ontvanger dit soort marketinguitingen redelijkerwijs zou verwachten te ontvangen. Zakelijke partners kunnen zich op ieder moment afmelden voor onze marketing en dit zal worden gerespecteerd.

Marketingcommunicatie zal plaatsvinden via diverse kanalen zoals post, telefoon en e-mail.

Wij herinneren u eraan dat u uw toestemming op ieder moment kunt intrekken door contact met ons op te nemen (zie onder ‘Uw rechten’).

Het intrekken van de toestemming voor een specifieke verwerking van persoonsgegevens, onder andere voor marketingdoeleinden, heeft geen invloed op verwerkingen op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan. De intrekking zal ook niet van invloed zijn op de levering van andere producten en diensten die niet in verband staan met het proces waarvoor u uw toestemming hebt ingetrokken.

6. Cookies

TKP Investments gebruikt cookies voor het opslaan van voorkeuren, het verrichten van webmetingen en het tonen van gerichte advertenties en content. U gaat akkoord met onze cookievoorwaarden wanneer u Akkoord aanklikt in de cookiemelding, of wanneer u meer dan 1 pagina bezoekt op onze website. Een cookie is een klein bestandje dat door uw browser op uw harde schijf wordt opgeslagen. U kunt cookies uitzetten via uw browser. Alle gegevens die wij verzamelen zijn niet tot individuen te herleiden en worden enkel op anonieme basis gedeeld met derden, waaronder met Google.

Wij maken gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken en zo uw gebruikerservaring te optimaliseren. De verkregen informatie wordt, met inbegrip van het IP-adres van uw computer, door Google geanonimiseerd opgeslagen op hun servers. Wij maken ook gebruik van het advertisingprogramma Adwords van Google. Hierdoor wordt bezoekersinformatie, zoals bekeken pagina’s, op anonieme basis inzichtelijk. Google kan uw informatie aan derden verschaffen indien zij hiertoe wettelijk wordt verplicht. TKP Investments heeft hier geen invloed op. Meer informatie vindt u in het privacy- & advertentiebeleid van Google.

7. Het delen van uw persoonsgegevens

7.1 Het delen van uw persoonsgegeven binnen de Aegon Groep

TKPI is onderdeel van een wereldwijde organisatie en door ons verzamelde persoonsgegevens kunnen internationaal door de hele organisatie van Aegon worden gedeeld, als wij de vereiste toestemming van u hebben verkregen. Uw persoonsgegevens kunnen worden uitgewisseld binnen de Aegon Groep (d.w.z. alle dochter- en verbonden ondernemingen van Aegon N.V.), met inbegrip van de Aegon Asset Management Groep (de entiteiten binnen de Aegon Groep die verantwoordelijk zijn voor vermogensbeheeractiviteiten) waaronder Kames Capital PLC, Aegon Magyarország Befektetési Alapkezelő Zártkörűen Működő Részvénytársaság, Aegon Asset Management Pan Europe B.V., Aegon USA Investment Management LLC, AEGON Asset Management Value Hub B.V. en Aegon USA Realty Advisors LLC.

Wij delen uw gegevens voor de onder paragraaf 5 genoemde doeleinden om een volledig overzicht te hebben van onze contacten en contracten binnen de Aegon Groep. We kunnen uw gegevens ook delen om u een compleet pakket van diensten en producten te kunnen aanbieden. Wij handelen hierbij in overeenstemming met de bovenstaande beschrijving van de wijze waarop we marketinguitingen aan (potentiële) klanten verstrekken.

Indien uw persoonsgegevens binnen de Aegon Groep worden doorgegeven aan een land dat geen passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens biedt, zal TKPI maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens op passende wijze worden beschermd, bijvoorbeeld door het aangaan van contractuele standaardbepalingen van de EU met deze partijen.

Werknemers van TKPI zijn uitsluitend gemachtigd om persoonsgegevens in te zien voor zover dit nodig is in verband met de geldende doeleinden en om hun werk te kunnen verrichten.

7.2 Het delen van uw persoonsgegeven met derden

Wij werken met zorgvuldig geselecteerde aanbieders die namens ons bepaalde functies uitoefenen en die samenwerken met de relevante autoriteiten. Aan de volgende categorieën derden is toegang verleend of kan toegang worden verleend tot uw persoonsgegevens indien dit relevant is voor de hierboven beschreven verwerkingen.

  • Overheden
  • Toezichthoudende autoriteiten
  • Banken
  • IT-leveranciers
  • Aanbieders van een klantrelatiebeheertool – waaronder SalesForce
  • Accountants
  • Controleurs
  • Externe juridisch adviseurs

Wanneer derden toegang krijgen tot uw persoonsgegevens, zal TKPI de vereiste contractuele, technische en organisatorische maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens uitsluitend voor het relevante doel worden verwerkt. De derden verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de geldende wetgeving.

Indien uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan een ontvanger in een land dat geen passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens biedt, zullen wij maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens op passende wijze worden beschermd, bijvoorbeeld door het aangaan van standaardcontractbepalingen van de EU met deze derden.

In andere gevallen worden uw persoonsgegevens niet aan derden verstrekt, behalve:

  • indien wij hiertoe wettelijk verplicht worden door een overheids- of wetshandhavingsinstantie of voor criminaliteitspreventiedoeleinden (waaronder financiële criminaliteitspreventie en kredietrisicobeperking);
  • wanneer uw belangen of de belangen van andere personen dienen te worden beschermd of om redenen van zwaarwegend algemeen belang;
  • in verband met gerechtelijke procedures (met inbegrip van potentiële gerechtelijke procedures);
  • om onze wettelijke rechten vast te stellen of te beschermen;
  • wanneer wij een bedrijf of middelen verkopen of kopen, in welk geval wij uw persoonsgegevens aan de potentiële verkoper of koper van een dergelijk bedrijf of dergelijke middelen mogen verstrekken, en ten behoeve van de totstandkoming van een verkoop of aankoop; of
  • indien wij, of nagenoeg al onze bedrijfsmiddelen, door derden worden verkregen, in welk geval wij uw persoonsgegevens in verband met de verkrijging aan die derden mogen

7.3  Het gebruik van uw persoonsgegevens door gegevensverwerkers

Wanneer derden uw persoonsgegevens uitsluitend overeenkomstig onze instructies verwerken, treden zij op als gegevensverwerker. Met een dergelijke gegevensverwerker gaan wij een overeenkomst aan inzake de verwerking van persoonsgegevens. In deze overeenkomst nemen wij verplichtingen op die ervoor moeten zorgen dat uw persoonsgegevens uitsluitend aan de gegevensverwerker worden verstrekt in verband met de levering van specifieke diensten aan ons en dat voor de gegevens een toereikend beschermingsniveau geldt.

8. De bewaring van persoonsgegevens

In het algemeen zullen wij uw persoonsgegevens bewaren tot 5 jaar na beëindiging van onze relatie en/of de bovengenoemde processen. Op deze wijze zorgen wij ervoor dat wij voldoen aan onze gegevensbewaringsverplichtingen zoals uiteengezet in ons interne bewaarbeleid en vastgesteld door de aangewezen toezichthoudende autoriteiten (waaronder financiële toezichthouders) of in verband met andere eisen op grond van wet- of regelgeving.

De belangrijkste wettelijke verplichtingen voor het bewaren van informatie zijn gebaseerd op een aantal wetten die van toepassing zijn op ons bedrijf als beheerder van beleggingsinstellingen, waaronder maar niet beperkt tot de anti-witwasrichtlijn zoals die van tijd tot tijd wordt gewijzigd.

Onder een beperkt aantal omstandigheden zijn we verplicht specifieke informatie langer te bewaren, bijvoorbeeld 7 jaar, maar we zullen de geldende bewaarverplichtingen regelmatig opnieuw beoordelen om ons ervan te vergewissen dat we persoonsgegevens gedurende de wettelijk voorgeschreven minimale bewaartermijn bewaren; informatie die niet meer hoeft te worden bewaard, zullen wij wissen. Zolang u een potentiële klant bent, zullen wij uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden bewaren wanneer dit in ons legitieme belang is.

9. Beveiliging

Wij verbinden ons ertoe ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd en veilig worden bewaard. Internet is echter geen volledig beveiligd medium en we kunnen dan ook geen verantwoordelijkheid aanvaarden voor de beveiliging van een e-mail tijdens de overdracht of voor de niet-bezorging van die e-mail.

TKPI heeft passende functionele, technische, fysieke en organisatorische maatregelen getroffen om de door ons beheerde persoonsgegevens te beschermen tegen:

  • ongeoorloofde toegang;
  • schade;
  • wijziging;
  • onjuist gebruik van de openbaarmaking of de toegang;
  • ongeoorloofde wijziging, en
  • onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging of onopzettelijk

Voorbeelden van deze maatregelen zijn ons informatiebeveiligingsbeleid, de scholing van personeel en beveiligde servers. Al onze werknemers en dienstverleners die toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn verplicht deze gegevens te beschermen en vertrouwelijk te houden.

Indien een inbreuk in verband met persoonsgegevens leidt tot een hoog risico voor de persoonlijke rechten en vrijheden van een betrokkene, zullen wij, overeenkomstig onze procedures inzake de melding van inbreuken in verband met persoonsgegevens, op passende wijze contact met hen opnemen.

10. Uw rechten

U hebt als betrokkene een aantal rechten, waaronder:

  • het recht om te verzoeken om een kopie van de persoonsgegevens die wij van u hebben. (Voorbeeld; wanneer u om deze informatie vraagt, wordt dit aangeduid als een toegangsverzoek voor betrokkene (Subject Access Request – SAR) In de meeste gevallen is dit kosteloos, hoewel wij onder een beperkt aantal omstandigheden, bijvoorbeeld in het geval van herhaalde verzoeken om verdere kopieën, administratiekosten in rekening mogen brengen);
  • het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten rectificeren;
  • het recht om verouderde persoonsgegevens te laten wissen zodra er in het kader van onze bedrijfsvoering geen noodzaak of wettelijke verplichting voor ons bestaat om de gegevens te bewaren;
  • het recht om, onder een beperkt aantal omstandigheden en alleen wanneer we geen legitieme gronden hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens, bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen of om beperking van deze verwerkingen te eisen;
  • het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor de toezending van marketingmateriaal aan u. Zoals hierboven vermeld zullen wij u in het algemeen alleen marketingmateriaal aan u toezenden wanneer u ons toestemming hebt gegeven om dit te doen of wanneer we van oordeel zijn dat er legitieme gronden zijn om dit te doen. U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken;
  • het recht om persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt in elektronische vorm aan een andere dienstverlener te laten

Indien u deze rechten wenst uit te oefenen, verzoeken wij u contact op te nemen met de Klantenservice of met onze functionaris voor gegevensbescherming. Zie hiervoor de bovenstaande contactgegevens. Bij de behandeling van uw verzoek tot uitoefening van uw rechten zullen wij andere verplichtingen van TKPI alsook de rechten van andere betrokkenen in aanmerking nemen. Hierdoor is het mogelijk dat uw verzoek slechts gedeeltelijk wordt ingewilligd of onder een bepaalde omstandigheden wordt afgewezen. Indien dit het geval is, ontvang u hierop een toelichting.

Als u uw rechten wilt uitoefenen in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens zoals die door een van onze gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken wordt uitgevoerd, verzoeken wij u in eerste instantie contact op te nemen met TKPI.

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen van tijd tot tijd wijzigingen in deze privacyverklaring aanbrengen. Indien wij wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring en de wijze waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken, zullen wij deze wijzigingen op deze pagina vermelden en wanneer het wezenlijke wijzigingen betreft, zullen wij ons naar alle redelijkheid inspannen om u hiervan in kennis te stellen.

Deze privacyverklaring is voor het eerst gepubliceerd op 23 mei 2018 en aangepast in verband met de juridische fusie van TKP Investments B.V. met Aegon Investment Management B.V.

12. Een klacht indienen

Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet in overeenstemming met onze verplichtingen inzake gegevensbescherming hebben verwerkt en dat onze niet-naleving gevolgen voor u heeft gehad, kunt u een klacht indienen door contact op te nemen met ons Klantenserviceteam of onze functionaris voor gegevensbescherming. Als u niet tevreden bent met onze klachtenafhandeling, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit, de onafhankelijke autoriteit die is opgezet om de regels inzake gegevensbescherming te handhaven.

Over TKP Investments

Fiduciair management met modulaire dienstverlening. Want wij hebben het vermogen om u te adviseren. Wilt u weten wat wij voor uw organisatie kunnen betekenen?

Meer over TKP Investments

Onze multi-management fondsen

Bekijk hier ons ruime aanbod aan actief en passief beheerde beleggingsfondsen. Natuurlijk volgens onze multi-managementstrategie.

Meer over onze fondsen

Duurzaam beleggen

Een financieel gezonde toekomst begint bij verantwoorde keuzes. Benieuwd hoe uw organisatie kan profiteren van onze duurzame aanpak?

Meer over duurzaam beleggen

Gelieerde organisaties